Calling for Volunteers

A brainchild of the Mahindra Group and the pioneering performing arts and entertainment company, Teamwork Arts, the 6th edition of the Mahindra Kabira Festival (MKF) is on its way back to Varanasi to celebrate the life, works and philosophy of the 15th century mystic-poet, Kabir, from 18th – 20th November 2022. Celebrating Kabir and the inherent wisdom of his verses through its varied programme offering, this year the festival brings together unique collaborations of artistes, cultural organisations and Kabir stalwarts.

To help orchestrate a festival of this scale and prestige, we welcome willing and enthusiastic volunteers to join the Mahindra Kabira family. Volunteers will form the backbone of the festival and therefore, we are looking for passionate, sincere and dedicated people who wish to work ‘behind the scenes’ and are keen to learn about production and hospitality. As a volunteer, you will get the opportunity to work closely with the festival producers, performers and artistes, as well as fellow volunteers from different demographic and educational backgrounds and audiences - all the while making the festival experience memorable for everyone!

Before applying to be a volunteer for MKF, please read the terms and conditions carefully:

- Registration for volunteering is open till 10 November 2022..

- Applicants must be between 18 and 30 years of age. Those who have not turned 18 by 31st October 2022 are not eligible to apply.

- First preference when selecting volunteers will go to those residing in Varanasi or having accommodation arrangements in Varanasi.

- Ensure that the details you have entered are correct and read through the form thoroughly before submitting.

- Once shortlisted, we will schedule personal interviews for applicants residing in Varanasi and the same will be intimated via email. Skype/telephonic interviews will be conducted for volunteers who have worked with us for other festivals, those who are applying for the first time and those who are based in any city other than Varanasi.

- All chosen volunteers should be doubly vaccinated against COVId-19. It is mandatory to submit your vaccination certificate while applying.

- Teamwork Arts will not take care of travel, transport and accommodation of outstation volunteers. However, we will be happy to suggest some economical options for your convenience.

- The training and interview process is mandatory.

- Once you have been allotted a department, no changes will be made. You are expected to respect the outcome of our volunteer selection process. While you will be assigned a specific department, you may be required to double up and take on additional roles when needed.

- We would appreciate a ten-day prior notice if any volunteer wishes to back out after he/she has been selected.

- The volunteers selected for the volunteer programme who are not based out of Varanasi will be required to reach the city by the morning of 16 Nov’22. The detailed venue walk, orientation and team-building session will be conducted on 16 & 17 Nov’22 which will be succeeded by 3 days of the festival and half-day of volunteer wrap-up.

- The festival starts at 6:30 AM in the morning and goes on till 10 PM in the night. Therefore, volunteers will be expected to work from 5:30 am to 11:00 pm (tentative and might vary for different departments). We would urge all applicants to be available for the entire duration.

- Breakfast, lunch & dinner and/or refreshments will be provided during the festival. Volunteers are advised to carry basic refreshments like biscuits and fruits from home.

- All volunteers who are satisfactorily present throughout the training and festival days will receive a basic honorarium and certificate/letter of appreciation for their work after the festival.

Selected volunteers will be assigned specific departments and duties (at the discretion of the organisers); which are listed below. These duties may change according to the requirements of the festival. Please read carefully.

Logistics (Transport & Accommodation)

Volunteers will be in charge of taking care of the itineraries of each of the delegates and artistes, organising appropriate transportation between airport/railway station, festival venues and hotels and handling their accommodation. Volunteers will be stationed at the airport, railway station and ghats and might be required to work irregular hours. One of the most stimulating albeit most challenging departments, logistics, requires meticulous time-keeping and multitasking skills. Volunteers in this department must be quick thinkers and be able to tackle any problem(s) that may arise and be courteous at all times.

Venue Management

Volunteers will make sure that their respective venues are ready prior to every act and help their venue manager with managing and ushering the crowds, green room management and any other task that may arise. Volunteers must ensure that all basic requirements are met with and green rooms well-stocked with water and refreshments. As with most other roles, you’ll need to be quick on your feet, patient and courteous. While you may have a front row seat to listening to some of the country’s greatest musicians and performers, you will have to prioritise and ensure that your venue functions smoothly.

Artiste Liaison

Volunteers will receive all performing artistes, assist them through the day, and ensure they are prepared and at the venue for their sound-check and performance. Being truly hospitable and warm, and making a concerted effort to fulfil every request from the artiste are the prime responsibilities of artiste-liaison volunteers. You will also be responsible for maintaining the atmosphere of the green room.

Delegate Management

The delegate experience that is offered at the festival is one-of-its-kind. Volunteers will be assigned to each of our festival hotels and will be responsible for ensuring that delegates are looked after. This includes manning the enquiry desk at the reception, closely working with the staff at the hotel, ensuring that their shuttles are ready, escorting delegates to their cabs/boat rides, among other tasks.

Food and Beverage Management

Volunteers in the department will need to ensure that our green rooms are stocked with refreshments, venues provided with adequate bottles of water and meals laid out on time for artistes, delegates and crew. Volunteers will also need to help manage crowds during peak hours.

Become a part of our family and understand the coming together of logic, science and the art in putting together a festival of this size and scale. We look forward to receiving your applications and working with you!

महिंद्रा ग्रुप एवं परफॉर्मिंग आर्ट्स व एंटरटेनमेंट की प्रमुख कम्पनी, टीमवर्क आर्ट्स की पहल, महिंद्रा कबीरा फेस्टिवल (MKF) का छठां संस्करण फिर से वाराणसी में 15वीं सदी के रहस्यवादी-कवि कबीर के जीवन, काव्य और दर्शन का उत्सव मनाने आ रहा है| इसका आयोजन वाराणसी में 18 से 20  नवम्बर 2022  के बीच किया जायेगा|

इस स्तर के प्रतिष्ठित फेस्टिवल को साकार करने के लिए, हम जोशीले, समर्पित और ऊर्जावान वालंटियर्स का महिंद्रा कबीरा परिवार में स्वागत करते हैं| वालंटियर्स ही किसी भी फेस्टिवल की रीढ़ होते हैं और इसलिए, हम निष्ठावान और समर्पित लोगों की तलाश में हैं, जो प्रोडक्शन और हॉस्पिटैलिटी की बारीकी सीखना चाहते हैं| वालंटियर के तौर पर, आपको फेस्टिवल प्रोडूसर्स, कलाकारों, भिन्न परिवेश से आये साथी वालंटियर और श्रोता के साथ नजदीक से काम करने का मौका मिलेगा|

MKF में वालंटियर के तौर पर आवेदन से पूर्व, कृपया निम्न नियमों को ध्यान से पढ़ें:

- वालंटियर के लिए रजिस्ट्रेशन 10 नवम्बर 2022 तक खुला है|

- आवेदक की उम्र 18 से 30 वर्ष के बीच होनी चाहिए| जो 1 सितम्बर 2022 तक 18 वर्ष के नहीं होते हैं, वो आवेदन के योग्य नहीं हैं|

- वालंटियर की चयन-प्रक्रिया में वाराणसी निवासी या स्वयं वाराणसी जाने का प्रबंध करने वालों को वरीयता दी जाएगी|

- सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा दी गई सारी जानकारी सही है और आपने फॉर्म को अच्छी तरह से पढ़ लिया है|

- फॉर्म शॉर्टलिस्ट किये जाने के बाद, वाराणसी में रहने वाले आवेदकों के लिए व्यक्तिगत साक्षात्कार शेड्यूल करेंगे और उन्हें ईमेल के माध्यम से सूचित लिया जायेगा| हमारे साथ दूसरे फेस्टिवल में काम कर चुके वालंटियर या जो पहली बार आवेदन कर रहे हैं और जो वाराणसी के अलावा किसी अन्य शहर में स्थित हैं, उनका स्काइप/टेलीफोन के माध्यम से साक्षात्कार होगा|

- वाराणसी से बाहर के चयनित वॉलंटियर्स को अपने आने-जाने और रहने की व्यवस्था खुद करनी होगी|

- ट्रेनिंग और इन्टरव्यू की प्रक्रिया अनिवार्य है|

- एक बार आपको कोई विभाग सौंप दिए जाने के बाद, फिर कोई बदलाव नहीं किये जायेंगे| आपसे उम्मीद की जाती है कि वालंटियर चयन प्रक्रिया में आप हमारे निर्णय का सम्मान करेंगे| एक विभाग सौंपे जाने के बाद भी ज़रूरत पड़ने पर आपकी ज़िम्मेदारी बढ़ाई जा सकती है|

- चयन प्रक्रिया के बाद यदि कोई वालंटियर पीछे हटना चाहे, तो आपको कम से कम हमें दस-दिन का नोटिस देना होगा|

- वालंटियर प्रोग्राम के लिए, वाराणसी से बाहर के चयनित वालंटियर को 16 नवंबर की सुबह तक शहर में पहुंच जाना होगा| वेन्यू वॉक, ओरिएंटेशन और टीम-बिल्डिंग सेशन 16/17 नवम्बर को रखे जायेंगे, फिर 18-20 नवम्बर को फेस्टिवल का आयोजन होगा और उसके अगले दिन वालंटियर रैप-अप होगा|

- फेस्टिवल सुबह 6:30 बजे शुरू होता है और रात में 10 बजे तक चलता है। इसलिए, वालंटियर को अनुमानित तौर पर सुबह 5:30 से रात 11:00 बजे तक काम करना होगा (प्रत्येक विभाग के अनुसार इसमें फेरबदल हो सकता है)| हम सभी आवेदकों से पूरे समय उपस्थित रहने का आग्रह करेंगे|

- नाश्ता, दोपहर और रात का खाना और/या रिफ्रेशमेंट फेस्टिवल के दौरान उपलब्ध कराया जाएगा| वालंटियर को सलाह दी जाती है कि अपने साथ कुछ बेसिक रिफ्रेशमेंट जैसे बिस्किट और फल घर से लेकर चलें|

- सभी वालंटियर जो पूरे ट्रेनिंग और फेस्टिवल के दौरान संतोषजनक रूप से मौजूद रहेंगे उन्हें एक बेसिक मानदेय और उनके काम की सराहना करते हुए एक सर्टिफिकेट/पत्र फेस्टिवल के बाद दिया जायेगा|

चयनित वालंटियर को विशिष्ट विभाग और काम (आयोजकों के निर्णय पर) सौंपे जायेंगे; उनकी सूची निम्न है| इन कामों में फेस्टिवल की  ज़रूरत के हिसाब से फेरबदल किया जा सकता है| कृपया निम्न को ध्यान से पढ़ें|

लॉजिस्टिक्स (ट्रांसपोर्ट और रहने का इंतज़ाम)

इस विभाग में चयनित वालंटियर को डेलिगेट और कलाकारों की ज़रूरतों का ध्यान रखते हुए, उनके लिए एयरपोर्ट/रेलवे स्टेशन, फेस्टिवल वेन्यू और होटल से आने जाने के इंतज़ाम के साथ, उनके आवास की ज़िम्मेदारी भी संभालनी होगी| वालंटियर को एयरपोर्ट, रेलवे स्टेशन और घाट पर मौजूद रहते हुए, अनियमित घंटे काम करने की आवश्यकता हो सकती है| लॉजिस्टिक्स सबसे अधिक चुनौती भरा विभाग है, जिसके लिए मल्टी-टास्किंग (एक समय पर कई काम) की ज़रूरत होगी| इस विभाग में काम करने वाले वालंटियर त्वरित विचारक, विनम्र और किसी भी समस्या का समाधान ढूंढने में माहिर होने चाहियें|

वेन्यू मैनेजमेंट

वालंटियर को सुनिश्चित करना होगा कि उनका वेन्यू प्रत्येक एक्ट से पहले पूरी तरह तैयार हो और उन्हें अपने वेन्यू मैनेजर की मदद करते हुए भीड़ प्रबंध, ग्रीन रूम मैनेजमेंट और दूसरे कामों को संभालना होगा| वालंटियर को ध्यान रखना होगा कि ज़रूरत की सभी चीज़ें उपलब्ध और स्टॉक में हों| अधिकांश अन्य भूमिकाओं की तरह, आपको सजग, धैर्यवान और विनम्र होना होगा| हालांकि आपको दुनिया के कुछ महान संगीतज्ञों और कलाकारों को सुनने का मौका मिलेगा, लेकिन आपकी प्राथमिकता होगी कि आपके वेन्यू के सभी प्रोग्राम सुचारू रूप से चलें|

आर्टिस्ट लियेसॉन (कलाकारों के गाइड)

वालंटियर को प्रस्तुति देने वाले सभी कलाकारों का स्वागत करते हुए, पूरे दिन उनका सहयोग करना होगा, और सुनिश्चित करना होगा कि वे तैयार हैं और अपने साउंड-चेक और परफ़ॉर्मेंस के लिए वेन्यू पर हैं। गर्मजोशी से मेहमान नवाज़ी करते हुए, आपको कलाकारों की तरफ़ से आई हर मांग पूरी करने की कोशिश करनी होगी| आप ग्रीन रूम के वातावरण को बनाए रखने के लिए भी ज़िम्मेदार होंगे.

डेलिगेट मैनेजमेंट

फेस्टिवल द्वारा उपलब्ध कराया जाने वाला डेलिगेट एक्सपीरियंस अपने में ख़ास होता है| वालंटियर को फेस्टिवल के प्रत्येक होटल पर नियुक्त किया जायेगा और उन्हें डेलिगेट की ज़रूरतों का ख़्याल रखना होगा| इसमें रिसेप्शन पर इन्क्वायरी डेस्क चलाने से लेकर, होटल के स्टाफ के साथ नज़दीकी से काम देखना, डेलिगेट के आने-जाने के समय पर शटल की व्यवस्था संभालना, और अपने डेलिगेट को कैब/बोट तक पहुंचाना भी शामिल है|

फ़ूड एंड बेवरेज मैनेजमेंट (खान-पान की व्यवस्था)

इस विभाग के वालंटियर को सुनिश्चित करना होगा कि ग्रीन रूम में रिफ्रेशमेंट का स्टॉक पूरा हो, वेन्यू पर समय पर पानी की बोतलें उपलब्ध हों और सही समय पर कलाकारों, डेलिगेट और क्रू के लिए खाना परोसा गया हो| ज़रूरत पड़ने पर वालंटियर को भीड़ प्रबंध भी देखना पड़ सकता है|

हमारे परिवार का हिस्सा बनकर जानिये कि इस स्तर और आकार के फेस्टिवल को संभालने के लिए किस तरह तर्क, विज्ञान और कला को साथ में काम करना पड़ता है| आपके आवेदन प्राप्त करने का और आपके साथ काम करने का हमें इंतज़ार है!

Thank you so much for the overwhelming response. We will see you back soon next year