Calling for Volunteers

A brainchild of the Mahindra Group and the pioneering performing arts and entertainment company, Teamwork Arts, the 7th edition of the Mahindra Kabira Festival (MKF) is on its way back to Varanasi to celebrate the life, works and philosophy of the 15th century mystic-poet, Kabir, from 15th–17th December, 2023. Celebrating Kabir and the inherent wisdom of his verses through its varied programme offering, this year the festival brings together unique collaborations of artistes, cultural organisations and Kabir stalwarts.

To help orchestrate a festival of this scale and prestige, we welcome willing and enthusiastic volunteers to join the Mahindra Kabira family. Volunteers will form the backbone of the festival and therefore, we are looking for passionate, sincere and dedicated people who wish to work ‘behind the scenes’ and are keen to learn about production and hospitality. As a volunteer, you will get the opportunity to work closely with the festival producers, performers and artistes, as well as fellow volunteers from different demographic and educational backgrounds and audiences - all the while making the festival experience memorable for everyone!

Before applying to be a volunteer for MKF, please read the terms and conditions carefully:

  • Registration for volunteering is open till 
  • Applicants aged 18 to 50 years can apply. Applicants who have not turned 18 by September 10, 2024, are not eligible for volunteering.
  • We are looking for applicants who are working professionals, parents, homemakers or people from diverse backgrounds who can contribute their skill set and life experience to the festival.
  • First preference when selecting volunteers will go to those residing in Varanasi or having accommodation arrangements in Varanasi.
  • Ensure that the details you have entered are correct and read through the form thoroughly before submitting.
  • Once shortlisted, we will schedule personal interviews for applicants residing in Varanasi and the same will be intimated via email. Skype/telephonic interviews will be conducted for volunteers who have worked with us for other festivals, those who are applying for the first time and those who are based in any city other than Varanasi.
  • All chosen volunteers should be doubly vaccinated against COVId-19. It is mandatory to submit your vaccination certificate while applying.
  • Teamwork Arts will not take care of travel, transport and accommodation of outstation volunteers. However, we will be happy to suggest some economical options for your convenience.
  • The training and interview process is mandatory.
  • Once you have been allotted a department, no changes will be made. You are expected to respect the outcome of our volunteer selection process. While you will be assigned a specific department, you may be required to double up and take on additional roles when needed.
  • We would appreciate a ten-day prior notice if any volunteer wishes to back out after they have been selected.
  • The volunteers selected for the volunteer programme, who are not based in Varanasi, will be required to arrive in the city by the morning of 13th December 2023. The detailed venue walk, orientation, and team-building session will take place from 13th to 14th December, followed by three days of the festival and a half-day volunteer wrap-up session.
  • The festival begins at 6:30 AM and continues until 10 PM. Consequently, volunteers will be expected to work from 5:30 AM to 11:00 PM (times are tentative and may vary for different departments). We strongly encourage all applicants to be available for the entire duration.
  • Breakfast, lunch & dinner and/or refreshments will be provided during the festival. Volunteers are advised to carry basic refreshments like biscuits and fruits from home.
  • All volunteers who are satisfactorily present throughout the training and festival days will receive a basic honorarium and certificate/letter of appreciation for their work after the festival.
  • Selected volunteers will be assigned specific departments and duties (at the discretion of the organisers); which are listed below. These duties may change according to the requirements of the festival. Please read carefully.

Logistics (Transport & Accommodation)
Volunteers will be in charge of taking care of the itineraries of each of the delegates and artistes, organising appropriate transportation between airport/railway station, festival venues and hotels, and handling their accommodation. Volunteers will be stationed at the airport, railway station and ghats and might be required to work irregular hours. One of the most stimulating albeit most challenging departments, logistics, requires meticulous time-keeping and multitasking skills. Volunteers in this department must be quick thinkers and be able to tackle any problem(s) that may arise and be courteous at all times.

Venue Management
Volunteers will be responsible for ensuring that their respective venues are prepared before each performance. They will assist their venue manager in crowd management, ushering, green room coordination, and addressing any other tasks that may arise. Volunteers must ensure that all essential needs are met, including stocking green rooms with water and refreshments. Similar to other roles, it's important to be agile, patient, and polite. While you may have the privilege of enjoying performances by some of the country's finest musicians and artists from a front-row seat, your primary focus should be on ensuring the seamless operation of your venue.

Artiste Liaison
Volunteers will receive all performing artistes, assist them through the day, and ensure they are prepared and at the venue for their sound-check and performance. Being truly hospitable and warm, and making a concerted effort to fulfil every request from the artiste are the prime responsibilities of artiste-liaison volunteers. You will also be responsible for maintaining the atmosphere of the green room.

Delegate Management
The delegate experience that is offered at the festival is one-of-its-kind. Volunteers will be assigned to each of our festival hotels and will be responsible for ensuring that delegates are looked after. This includes manning the enquiry desk at the reception, closely working with the staff at the hotel, ensuring that their shuttles are ready, escorting delegates to their cabs/boat rides, among other tasks.

Food and Beverage Management
Volunteers in the department will need to ensure that our green rooms are stocked with refreshments, venues provided with adequate bottles of water and meals laid out on time for artistes, delegates and crew. Volunteers will also need to help manage crowds during peak hours.

Become a part of our family and understand the coming together of logic, science, and the art in putting together a festival of this size and scale. We look forward to receiving your applications and working with you!

महिंद्रा कबीरा फेस्टिवल अपने 7वें संस्करण के साथ एक बार फिर से वाराणसी में 15वीं सदी के संत-कवि कबीर के विचारों का उत्सव मनाने के लिए तैयार है| महिंद्रा ग्रुप और टीमवर्क आर्ट्स की ओर से प्रस्तुत महिंद्रा कबीरा फेस्टिवल का आयोजन वाराणसी में 15 से 17 दिसम्बर, 2023 को किया जाएगा| कबीर के ज्ञान और उनके रहस्यवाद को सुरों और वार्ताओं के माध्यम से प्रस्तुत करने वाले इस फेस्टिवल में संस्कृति, साहित्य और कला का अद्भुत संगम देखने को मिलता है|
इस फेस्टिवल का हिस्सा बनने और अपने उत्साह से इसे परिपूर्ण करने के लिए महिंद्रा कबीरा परिवार वॉलंटियर्स का स्वागत करती है| वॉलंटियर्स ही फेस्टिवल का सबसे मजबूत आधार होते हैं, इसीलिए हम ऐसे जुनूनी, समर्पित और ईमानदार युवाओं की तलाश में हैं, जो ‘पर्दे के पीछे’ से काम करते हुए प्रोडक्शन और हॉस्पिटैलिटी के गुर सीखने को उत्साहित हैं| वॉलंटियर के तौर पर, आपको फेस्टिवल के प्रोडूसर, परफ़ॉर्मर और कलाकारों के साथ नजदीक से काम करने का अवसर मिलेगा| इसी के साथ ये फेस्टिवल आपके जीवन के लिए एक यादगार अनुभव रहेगा!

महिंद्रा कबीरा फेस्टिवल में वॉलंटियर के तौर पर आवेदन करने से पूर्व, कृपया निम्न शर्तें व नियम ध्यानपूर्वक पढ़ें:

  • वॉलंटियर प्रोग्राम के लिए रजिस्ट्रेशन 15 नवम्बर 2023 तक ही खुला है|
  • आवेदक की उम्र 18 से 30 वर्ष के मध्य होनी चाहिए| जो आवेदक 15 सितम्बर 2023 तक 18 साल के नहीं हुए हैं, वे आवेदन के योग्य नहीं माने जाएंगे|  
  • चयन प्रक्रिया में प्रथम वरीयता वाराणसी में रहने वालों या वहां रहने का प्रबंध स्वयं करने वालों को ही दी जाएगी|
  • आवेदन से पूर्व फॉर्म को सावधानी से पढ़े व सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा दी गई समस्त जानकारी सही है|
  • वाराणसी में रहने वाले चयनित उम्मीदवारों का निजी साक्षात्कार/पर्सनल इंटरव्यू होगा| जो वॉलंटियर्स दूसरे फेस्टिवल्स में पहले हमारे साथ काम कर चुके हैं या जो वाराणसी में नहीं रहते और पहली बार वॉलंटियर के लिए आवेदन कर रहे हैं, उनका स्काइप/टेलीफोनिक इंटरव्यू लिया जाएगा|  
  • सभी चयनित उम्मीदवारों ने कोविड-19 की डबल वैक्सीन लगवाई हो| आवेदन के समय वैक्सीन का सर्टिफिकेट भी जमा कराना होगा|  
  • वाराणसी से बाहर रहने वाले वॉलंटियर्स के ट्रेवल, ट्रांसपोर्ट और रहने का खर्च टीमवर्क आर्ट्स नहीं उठाएगा| हालाँकि, हम आपकी सुविधा के अनुसार रहने के लिए बजट होटल्स का सुझाव दे सकते हैं|
  • वॉलंटियर्स प्रोग्राम की ट्रेनिंग और इंटरव्यू प्रक्रिया जरूरी है|
  • एक बार कोई विभाग आपके लिए सुनिश्चित होने के बाद, कोई बदलाव नहीं किये जाएंगे| आपको वॉलंटियर सिलेक्शन प्रोग्राम के परिणाम को स्वीकार करना होगा| विशेष विभाग में नियुक्त होने के बाद भी, आवश्यकता पड़ने पर आपको अतिरिक्त जिम्मेदारियां सौंपी जा सकती हैं|
  • चयन प्रक्रिया के बाद अगर कोई वॉलंटियर अपना नाम वापस लेना चाहें, तो उन्हें कम से कम 10 दिन पहले सूचित करना होगा|
  • वॉलंटियर्स प्रोग्राम में चयनित उम्मीदवार, जो वाराणसी के नहीं हैं, उन्हें 13 दिसम्बर 2023 की सुबह तक वाराणसी पहुंचना होगा| 13 से 14 दिसम्बर को वेन्यू वाक, ओरिएंटेशन और टीम-बिल्डिंग सेशन करवाए जाएंगे, इसके बाद तीन दिन का फेस्टिवल और आधे दिन का वॉलंटियर रैप-अप सैशन होगा| 
  • फेस्टिवल सुबह 6:30 से रात 10 बजे तक चलेगा| तो वॉलंटियर्स की ड्यूटी सुबह 5:30 से शुरू होकर रात 11:00 बजे तक रहेगी (टाइम अनुमानित है और डिपार्टमेंट के अनुरूप इसमें फेरबदल हो सकता है)| हम आशा करते हैं सभी उम्मीदवार पूरी अवधि में उपस्थित रहेंगे|  
  • ब्रेकफ़ास्ट, लंच व डिनर और/या रिफ्रेशमेंट फेस्टिवल द्वारा उपलब्ध कराया जाएगा| वॉलंटियर्स को सलाह दी जाती है कि वो अपने साथ कुछ हल्का-फुल्का नाश्ता व फल लेकर आएं|
  • सभी वॉलंटियर्स जो ट्रेनिंग और फेस्टिवल की अवधि में पूरे समय हमारे साथ रहेंगे, उन्हें फेस्टिवल के बाद न्यूनतम मानदेय व सर्टिफिकेट/प्रशंसा पत्र से सम्मानित किया जाएगा|

चयनित वॉलंटियर्स को विशेष विभाग व जिम्मेदारी सौंप दी जाएंगी (इसका समस्त अधिकार आयोजकों के पास होगा); विभागों और जिम्मेदारी की लिस्ट निम्नलिखित है| फेस्टिवल की आवश्यकता के अनुरूप इनमें फेरबदल किया जा सकता है| कृपया निम्न जानकारी को ध्यान से पढ़ें:

लोजिस्टिक (ट्रांसपोर्ट व रहने की व्यवस्था)
वॉलंटियर्स को प्रत्येक डेलिगेट्स व कलाकार के रहने और यातायात की व्यवस्था संभालनी होगी| इनके एयरपोर्ट/रेलवे स्टेशन से आने-जाने, फेस्टिवल के वेन्यूज और होटल से आने-जाने व इनके रहने की व्यवस्था| वॉलंटियर्स को एयरपोर्ट, रेलवे स्टेशन और घाटों पर नियुक्त किया जाएगा, और उन्हें अनियमित अवधि में काम करना पड़ सकता है| चुनौतियों से भरे लोजिस्टिक डिपार्टमेंट में समय के सटीक प्रबंधन और मल्टी-टास्किंग की आवश्यकता होती है| इस डिपार्टमेंट में काम करने वाले वॉलंटियर्स को सजग और समस्याओं का हल ढूंढने वाला होना चाहिए|

वेन्यू मैनेजमेंट
वॉलंटियर्स को सुनिश्चित करना होगा कि उन्हें सौंपा गया वेन्यू प्रत्येक प्रस्तुति से पहले पूरी तरह तैयार हो| उन्हें क्राउड-मैनेजमेंट, ग्रीन रूम को-ओर्डिनेशन और अन्य कार्यों में अपने वेन्यू मैनेजर की मदद करनी होगी| वॉलंटियर्स को देखना होगा कि वेन्यू पर जरूरत का सभी सामान मौजूद रहे, ग्रीन रूम में पानी और रिफ्रेशमेंट की व्यवस्था भी संभालनी होगी| सभी भूमिकाओं में, वॉलंटियर्स के लिए फुर्तीला, धैर्यवान और विनम्र होना आवश्यक है| हालाँकि आपके पास अवसर होगा कि आप देश के नामी संगीतकारों और कलाकारों की प्रस्तुति का लुत्फ़ लें, लेकिन फिर भी आपका प्रमुख लक्ष्य अपने वेन्यू के कामों को सुचारू रूप से चलाना ही होगा|

आर्टिस्ट लिएज़ों (कलाकार सम्पर्क)
वॉलंटियर्स कलाकारों का स्वागत करेंगे, फेस्टिवल के दौरान उनकी सहायता करेंगे, वेन्यू पर उनके साउंड-चेक व परफोर्मेंस इत्यादि का प्रबंध देखेंगे| इसके लिए उन्हें पूरी तरह सजग और विनम्र रहना होगा, और कलाकारों की सुविधा का ख्याल रखना आर्टिस्ट लिएजों वॉलंटियर्स की प्रथम जिम्मेदारी होगी| आपके दायित्व में ग्रीन-रूम के माहौल को खुशनुमा बनाए रखना भी शामिल होगा|

डेलिगेट मैनेजमेंट
फेस्टिवल अपने डेलिगेट को ख़ास अनुभव प्रदान करता है| इसके लिए वॉलंटियर्स को फेस्टिवल के चयनित होटल्स में नियुक्त किया जाएगा, जहाँ वो डेलिगेट्स की सुविधाओं का ख्याल रखेंगे| इसके तहत उन्हें अन्य कामों के साथ रिसेप्शन डेस्क पर पूछताछ को संभालना, होटल स्टाफ के साथ नजदीक से काम करना, शटल का प्रबंध देखना और अपने डेलिगेट्स को कैब/बोट राइड्स तक लाना-ले जाना शामिल होगा|    
फ़ूड एंड बेवरेज मैनेजमेंट
इस डिपार्टमेंट में नियुक्त वॉलंटियर्स को ग्रीन रूम के स्टॉक, वेन्यू पर उपलब्ध खाने की चीजों, पीने के पानी की व्यवस्था देखनी होगी| ये जिम्मेदारी उन्हें कलाकारों, डेलिगेट्स के साथ-साथ क्रू के लिए भी उठानी होगी| भीड़ के समय पर वॉलंटियर्स को क्राउड मैनेजमेंट में भी सहयोग देना होगा|  

हमारे परिवार का हिस्सा बनिये और इस प्रक्रिया से जानिये कि कैसे विविध कार्यों के सहयोग से एक आइकोनिक फेस्टिवल का निर्माण होता है| हमें आपके आवेदन और आपके साथ काम करने का इंतजार रहेगा!

Thank you so much for the overwhelming response. We will see you back soon next year